RGPD & HubSpot : conformité, consentement et données personnelles
RGPD et HubSpot : base légale, gestion du consentement, durée de conservation, droits des personnes et hébergement. Le guide pour un CRM conforme.
HubSpot fournit les outils de la conformité RGPD ; la conformité elle-même reste votre responsabilité. Le logiciel sait gérer le consentement, les durées de conservation et les droits des personnes : encore faut-il les paramétrer et les documenter. Ce guide fait le tour de ce que HubSpot offre et de ce qui relève de votre gouvernance.
Au programme : base légale, consentement, conservation, droits des personnes, hébergement, puis une FAQ. Ceci est un guide pratique, pas un conseil juridique.
Ce que HubSpot met à disposition
- Gestion du consentement. Cases d'opt-in sur les formulaires, types d'abonnement et préférences de communication.
- Bases légales. Possibilité de tracer la base de traitement (consentement, intérêt légitime) par contact.
- Durées de conservation. Workflows pour archiver ou supprimer les données après une période définie.
- Droits des personnes. Outils d'export, de rectification et de suppression définitive d'un contact.
Le consentement : le point le plus sensible
La majorité des non-conformités viennent d'un consentement mal collecté ou non tracé. Quelques règles :
- Opt-in explicite. Pas de case précochée ; le consentement doit être actif et spécifique.
- Finalité claire. On indique à quoi servira la donnée au moment de la collecte.
- Traçabilité. Conserver quand, comment et pour quoi le consentement a été donné.
Un CRM conforme n'est pas un CRM avec une case RGPD : c'est un CRM où chaque donnée a une finalité, une base légale et une date de péremption.
Conservation & minimisation des données
Le RGPD impose de ne garder que ce qui est utile, et pas indéfiniment. Des workflows HubSpot peuvent archiver les contacts inactifs et purger les champs obsolètes : ce qui sert aussi la propreté du CRM. Deux objectifs alignés : voir nettoyer votre CRM HubSpot.
Hébergement & sous-traitance
HubSpot agit comme sous-traitant de vos données. Vérifiez la localisation d'hébergement proposée (options UE selon les offres), signez les accords de traitement (DPA) et tenez votre registre des traitements à jour. Ces éléments relèvent de votre DPO, pas du paramétrage CRM.
Checklist de conformité RGPD dans HubSpot
- Opt-in explicite sur tous les formulaires.
- Base légale tracée par traitement.
- Durées de conservation définies et automatisées.
- Procédure de réponse aux demandes d'accès et de suppression.
- Registre des traitements tenu à jour avec le DPA HubSpot.
RGPD et prospection commerciale
La prospection B2B reste possible mais encadrée : finalité claire, droit d'opposition et fréquence raisonnable. Vos séquences de prospection doivent intégrer ces règles dès leur conception.
Le rôle du DPO et de l'agence
Le paramétrage HubSpot (consentement, conservation, droits) est l'affaire d'une agence ou d'un admin ; la qualification juridique des traitements, des bases légales et du registre relève de votre DPO. Les deux doivent travailler ensemble, pas l'un sans l'autre.
Questions fréquentes sur le RGPD et HubSpot
HubSpot est-il conforme au RGPD ?
HubSpot fournit des fonctionnalités conçues pour la conformité (consentement, conservation, droits des personnes). La conformité finale dépend de votre paramétrage, de vos bases légales et de votre documentation : l'outil ne vous rend pas conforme à lui seul.
Où sont hébergées les données HubSpot ?
HubSpot propose plusieurs régions d'hébergement selon les offres, dont des options dans l'Union européenne. À vérifier au contrat et à inscrire dans votre registre des traitements.
Comment gérer une demande de suppression ?
HubSpot permet la suppression définitive d'un contact et de ses données associées, ainsi que l'export pour le droit d'accès. Documentez la demande et son traitement pour prouver votre diligence.
Les cases d'opt-in précochées sont-elles autorisées ?
Non. Le consentement doit être explicite et actif. Une case précochée n'est pas un consentement valable au sens du RGPD.
Peut-on faire de la prospection B2B en restant conforme ?
Oui, à condition d'une finalité claire, d'un droit d'opposition et d'une fréquence raisonnable. La prospection B2B est encadrée, pas interdite.
HubSpot signe-t-il un accord de traitement (DPA) ?
Oui, HubSpot agit comme sous-traitant et propose un DPA. Conservez-le dans votre registre des traitements.
Qui est responsable en cas de non-conformité ?
Vous restez responsable de traitement ; HubSpot est sous-traitant. Le paramétrage relève de l'agence/admin, la qualification juridique du DPO.
Le paramétrage conforme de votre CRM fait partie de notre service Intégration HubSpot.
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